Quando notei pela primeira vez, period apenas uma planilha simples. Eu estava em uma reunião de vendas, assistindo colegas discutindo um conjunto de leads de clientes, quando alguém mencionou um modelo de ponta de chumbo que havia sido incorporado ao Excel. Curiosamente, essa planilha não fazia parte do nosso sistema oficial de relação ao cliente. Aconteceu que nosso departamento de vendas criou silenciosamente sua própria ferramenta de pontuação de chumbo porque o sistema aprovado period muito lento para o mercado em movimento rápido. Em vez de castigá -los, parei e pensei: essa solução poderia ser sinalizando algo importante sobre onde nossos sistemas estavam ficando aquém?
Nas organizações com as quais trabalho, esse padrão se repete em todos os lugares. As ferramentas informais e construídas em funcionários preenchem silenciosamente as lacunas em nossos sistemas oficiais. Os colegas criam fórmulas avançadas, macros simples, chatbots ou aplicativos da net gratuitos sempre que as plataformas sancionadas não conseguem acompanhar o ritmo. Essas criações usadas para desencadear sinos de alarmes para segurança ou conformidade, mas eu os venha de maneira diferente: são sinalizações de necessidades não atendidas – faíscas de inovação estão brand abaixo da superfície de nossos processos.
Por que os funcionários constroem suas próprias ferramentas
Na prática, aprendi que essas soluções alternativas aparecem por um motivo simples: elas tornam o trabalho mais fácil e rápido. As pessoas desejam agilidade. Se um relatório central levar semanas para serem entregues, um departamento ocupado geralmente criará uma planilha rápida. Se uma plataforma aprovada estiver ausente de determinados dados, um grupo de vendas poderá escrever seu próprio script para preencher as lacunas. Quando os sistemas sancionados são muito lentos ou muito rígidos, os colegas simplesmente encontram outra maneira.
Isso não surpreende. Nossa organização, como muitos, tem dezenas de ferramentas corporativas aprovadas – mas o complete actual em uso é muito maior quando você inclui as não oficiais. Sempre que um novo aplicativo liso promete “ignorar a TI corporativa”, a equipe é rápida em tentar. Certa vez, vi o que aconteceu quando uma empresa tentou bloquear um aplicativo standard em nuvem: o uso foi completamente subterrâneo, tornando ainda mais difícil apoiar ou proteger. Por fim, tentar acabar com todo o software program não oficial tende a criar frustração e desconfiança.
No entanto, essas soluções de base têm um forro de prata. Toda vez que um departamento cria uma macro do Excel ou cria um script rápido, ele está sinalizando uma lacuna em nossos sistemas. Na minha experiência, uma ferramenta ad-hoc geralmente surge uma necessidade genuína que não period óbvia para os que estão na sede. Essas correções caseiras são como um teste decisivo, destacando exatamente quais recursos ou flexibilidade que nosso pessoal realmente precisa em seu trabalho.
Transformando riscos em oportunidade
Com o tempo, minha perspectiva mudou de tratar essas soluções de bricolage como ameaças para vê -las como pistas. Quando um colega constrói silenciosamente um modelo rápido para resolver um problema premente, agora tento perguntar: o que isso nos diz sobre nossas verdadeiras necessidades? Lembro -me de uma situação em que um cientista de dados havia desenvolvido um modelo de previsão fora de nossas ferramentas padrão. Em vez de descartá -lo, tratamos isso como uma história de sucesso em potencial. Um CIO que conheço fez exatamente isso – ele incorporou o modelo validado nos sistemas oficiais da empresa. Foi um lembrete de que capacitar as pessoas que conhecem seus desafios geralmente aumentam as possibilities de sucesso.
Também aprendi como tentar proibir essas soluções pode sair pela culatra. Uma vez, após um susto de segurança, uma organização bloqueou um aplicativo em nuvem amplamente usado. Obviamente, isso apenas levou o uso subterrâneo e criou ainda mais riscos. Uma abordagem melhor é parar de lutar e começar a colaborar. Não abandonamos nossos cheques de segurança – a conformidade continua sendo uma prioridade – mas a mentalidade muda. Ao examinar essas ferramentas de base, podemos aprender o que realmente funciona, avaliar os riscos e aumentar as idéias que agregam valor. O que começa nas sombras pode eventualmente ser trazido para a luz.
Tornando -se curadores de inovação
Para mim, o papel começou a se sentir mais com o de um curador. Em vez de ser um gatekeeper de dados, comecei a procurar ativamente essas idéias de base. Trabalhar na encruzilhada de dados, tecnologia e operações nos coloca em uma posição única: podemos traduzir a criatividade da linha de frente em algo que toda a organização pode usar. Costumo chegar a colegas com curiosidade, em vez de suspeita – perguntando: “Percebi que você construiu essa ferramenta, como está ajudando você?” Ao ouvir sem julgamento, construí confiança e aprendi sobre muitas inovações genuínas.
Por exemplo, o departamento financeiro me mostrou uma planilha personalizada que usou para vincular números de vendas a previsões de fluxo de caixa. Descobrimos que suas fórmulas eram sólidas e forneciam informações reais. Acabamos integrando essa lógica em nosso sistema de orçamento oficial, em vez de deixá -lo permanecer um arquivo isolado. Essencialmente, reviso soluções promissoras construídas por usuário e pastoreio as melhores através da governança adequada. Se um modelo caseiro for útil, mapeamos seu fluxo de dados (de onde as entradas vêm e para onde vão), testamos suas saídas e verificamos nossos padrões. É a mesma abordagem rigorosa que qualquer projeto, mas em uma linha do tempo mais rápida. Um processo nascido em um cubículo pode se tornar um valor actual em toda a organização.
Claro, nada disso funciona sem confiança. Deixamos claro que ninguém seria punido por nos mostrar o que eles construíram. Por exemplo, em uma empresa com quem trabalhei, nosso grupo de dados estabeleceu um processo de admissão simples: quem desenvolveu uma macro ou script útil útil poderia enviá -lo para avaliação sem medo de culpa. Essa abordagem aberta e sem culpa rapidamente transformou essas correções não autorizadas em ativos compartilhados. Ele enviou a mensagem de que ele e os negócios estavam do mesmo lado. Com o tempo, aprendi que, quando as pessoas confiam, temos seus melhores interesses no coração, começam a trazer idéias para melhorar. Outros costumam seguir o exemplo, transformando essas correções iniciais em inovações compartilhadas.
Exemplos do mundo actual
Exemplos do mundo actual ajudam a tornar este concreto. Em uma organização, um departamento criativo começou a usar silenciosamente uma ferramenta de aprimoramento de imagens alimentada por IA para acelerar seu trabalho de design. Inicialmente, a liderança a through como uma questão de conformidade em potencial. Mas quando demos uma olhada mais de perto, descobrimos que essa solução alternativa estava resolvendo um verdadeiro ponto de dor: o departamento estava produzindo visuais de maior qualidade em muito menos tempo. Adotamos oficialmente a ferramenta com controles de segurança adequados, transformando o que antes period um aplicativo não oficial em um ativo valioso da empresa.
Outro exemplo vem de uma instituição de caridade em saúde com quem trabalhei: os oficiais de campo começaram a usar um aplicativo standard de formulário móvel gratuito para coletar dados de pesquisa porque o sistema central demorou muito para ser atualizado no campo. Eles estavam obtendo taxas de resposta muito melhores e informações mais rápidas dessa maneira. Em vez de desligar isso, usamos a solução deles como ponto de partida. Em colaboração com ele, construímos um aplicativo de pesquisa baseado em tablets seguro e aprovado usando a mesma lógica e perguntas. O resultado foi a velocidade e a conveniência do aplicativo unique, agora dentro de uma estrutura gerenciada e suportada.
Essas histórias não estão isoladas. As pesquisas do setor confirmam que, quando os funcionários podem escolher as ferramentas que consideram mais eficazes, as organizações veem grandes ganhos de produtividade. Um estudo constatou que a grande maioria dos líderes de TI notou melhor desempenho quando os funcionários usavam aplicativos preferenciais, e muitos agora esperam que as ferramentas sugestas do usuário se tornem parte de seu package de ferramentas oficiais. Na prática, essa adoção de baixo para cima geralmente revela quais soluções oferecem mais valor. Ao prestar atenção a essas tendências, podemos ajudar a organização a investir nos lugares certos e evitar reinventar a roda.
Obviamente, nem toda ferramenta construída pelo usuário pertence à produção. Nós os examinamos com cuidado. Cada solução promissora é tratada como qualquer novo projeto: rastreamos como os dados entram e saem, testam seus resultados contra benchmarks conhecidos e verificamos quaisquer lacunas de privacidade ou segurança. Sempre mantemos um humano informado para a supervisão. Por exemplo, instituímos um processo de revisão rápida, onde qualquer solução que pareça escalável deve passar por uma verificação básica de precisão, privacidade e conformidade. Quando é lançado oficialmente, ele tem uma trilha de auditoria e a confiança de todos é segura.
Podemos cultivar inovação?
Acreditar isso depende da cultura tanto quanto do processo. Meus colegas e eu deixamos claro que boas idéias são bem -vindas, mesmo que tenham começado informalmente. Em nossa empresa, começamos a apresentar histórias de sucesso de projetos “sombras” em nossas comunicações internas (anonimizadas para proteger a privacidade). Destacamos como a iniciativa de um funcionário resolveu um problema actual. Isso envia uma mensagem de que a ingenuidade é recompensada, não punida. Também criamos pequenos grupos interdisciplinares-combinando um especialista em dados, um desenvolvedor e um usuário de negócios-para melhorar em conjunto uma idéia promissora a cada trimestre. Nós os chamamos de sprints de inovação e eles garantem que a experiência em dados, o suporte de engenharia e o conhecimento do domínio se reúnam.
Esses esforços têm benefícios tangíveis. Os funcionários dizem que não parecem mais bandidos por usar ferramentas não oficiais, mas como inovadores cujos contribuições são importantes. É importante ressaltar que também reduz o risco: com um canal seguro para elevar novas ferramentas, é menos provável que as pessoas recorram a soluções alternativas secretas. Eu até vi vários departamentos se apresentarem para dizer que querem manter uma solução e desenvolvê -la abertamente, em vez de escondê -la. Se várias unidades adotarem independentemente um aplicativo ou script semelhante, esse é um sinal claro de uma necessidade não atendida. Rastreamos e resumimos esses sinais para os líderes seniores, para que as idéias nascidas nas sombras possam ser elevadas, refinadas e integradas em nossos sistemas convencionais.
Conclusão
A tecnologia Shadow geralmente começou como nada mais que um sinal de alerta – uma dica de que um sistema não estava atendendo às necessidades das pessoas. Mas, mudando a maneira como respondemos, transformamos esse aviso em uma oportunidade. Na minha experiência, os especialistas em dados que adotam uma mentalidade de curador – ouvindo a linha de frente, testando suas soluções e orientando as melhores idéias através da governança adequada – podem desbloquear o valor actual para os negócios. Essa abordagem não elimina a supervisão; Isso apenas o torna mais inteligente e colaborativo.
Como um observador do setor disse, entender as causas principais dessas ferramentas informais ajuda as organizações a mitigar os riscos e aproveitar o potencial inovador de sua força de trabalho. Estamos na linha de frente desse esforço. Ao construir confiança, garantir a transparência e incentivar a experimentação segura, podemos transformar o que antes period uma solução não oficial em um ativo estratégico. Permitir esse tipo de inovação de baixo para cima torna as organizações mais ágeis e eficazes. Em uma época em que a tecnologia e os dados impulsionam a vantagem competitiva, a curadoria dessas soluções de base garante que nenhuma idéia valiosa passasse despercebidas.