O seu ERP de construção ainda vive no passado?
Durante décadas, os sistemas ERP (planejamento de recursos empresariais) de construção serviram a um propósito claro: gerenciar finanças e controles de projetos. Mas à medida que os empreiteiros comerciais escalam as operações em múltiplas entidades e projetos, surge um novo desafio. Os documentos, fluxos de trabalho e aprovações que orientam a execução diária tornaram-se tão críticos quanto os próprios dados financeiros.
A mudança mais significativa no ERP de construção moderno não está acontecendo nos módulos de contabilidade ou nos controles de custos. Isso está ocorrendo na forma como essas plataformas lidam com o gerenciamento de conteúdo e está mudando fundamentalmente a forma como os grandes prestadores de serviços operam.
Além do roteamento de faturas
A maioria dos profissionais da construção reconhece que a aprovação de faturas digitais é melhor que as guias de remessa em papel. Mas isso é apenas atingir o mínimo. A verdadeira transformação ocorre quando o gerenciamento de conteúdo se torna uma camada arquitetônica elementary, em vez de um recurso complementar.
Considere o que acontece quando os recursos de CM (gerenciamento de conteúdo) são verdadeiramente integrados aos sistemas ERP. Os modelos de segurança se alinham às hierarquias organizacionais. Os metadados se conectam diretamente a projetos e códigos de custo. Os fluxos de trabalho de documentos são acionados com base em eventos transacionais. Este nível de integração é impossível quando o gerenciamento de conteúdo existe como um sistema separado que exige sincronização constante.
O imperativo da flexibilidade
Estruturas de pastas rígidas podem funcionar para pequenas operações com processos simples, mas quebram rapidamente em escala empresarial. Divisões diferentes organizam-se de maneira diferente. Os tipos de projeto exigem abordagens de documentação exclusivas. Os escritórios regionais mantêm cadeias de aprovação distintas.
As plataformas modernas de CM reconhecem esta realidade ao permitir que as organizações definam as suas próprias estruturas: por fase do projeto, código de custo, departamento ou qualquer combinação que corresponda aos processos de negócio reais. Não se trata de preferência de TI. Trata-se de remover o atrito na forma como as pessoas realmente trabalham.
Segurança que corresponde à realidade
Grandes empreiteiros lidam rotineiramente com contratos sensíveis, documentos financeiros e acordos legais. No entanto, muitos ainda gerem estes documentos em sistemas com controlos de acesso primitivos ou, pior, unidades de rede partilhadas onde “segurança” significa lembrar qual pasta não abrir.
Os sistemas Enterprise CM integrados em plataformas ERP oferecem suporte à segurança granular em nível de pasta e documento. O acesso baseado em funções, as permissões de grupo e as restrições específicas do usuário garantem que o conteúdo confidencial chegue apenas ao pessoal autorizado. Esses controles operam dentro da mesma estrutura de segurança que rege os dados financeiros, criando proteção consistente em toda a plataforma.
Quando um gerente de projeto sai ou um relacionamento com um subcontratado termina, os direitos de acesso são ajustados automaticamente com base nas funções do ERP, em vez de atualizações manuais de permissões de arquivos que inevitavelmente são perdidas.
Pesquise quando precisar
Projetos de construção geram milhares de documentos. Encontrar a submissão correta, a resposta RFI (solicitação de informações) ou a alteração do contrato não deve exigir uma lembrança perfeita das estruturas de pastas ou convenções de nomenclatura. A pesquisa de texto completo no conteúdo dos documentos, não apenas nos nomes dos arquivos, tornou-se essencial para a velocidade de decisão e a dinâmica do projeto.
Controle de versão e fluxos de trabalho
O controle de versão vai além da prevenção de substituições. Trata-se de manter um registro completo da evolução dos documentos, designar versões aprovadas e garantir que as equipes trabalhem com informações atualizadas. Quando integrado aos mecanismos de segurança e fluxo de trabalho do ERP, torna-se uma infraestrutura de governança.
Plataformas avançadas de CM oferecem suporte a envios, gerenciamento de mudanças, processos de conformidade e revisões internas. Isso ajuda os prestadores de serviços a conectar o fluxo de documentos diretamente à execução do projeto e, ao mesmo tempo, manter uma visibilidade clara do standing de aprovação, caminhos de escalonamento e cronogramas de processamento.
A realidade arquitetônica
O gerenciamento de conteúdo evoluiu de um recurso ERP periférico para um componente essencial do ERP de construção. Para grandes empreiteiros comerciais, esta mudança permite um alinhamento mais estreito entre documentos, fluxos de trabalho e dados transacionais. Essa mudança apoia uma execução mais consistente entre projetos e limites organizacionais.
A questão não é se o ERP de construção deve incluir um gerenciamento robusto de conteúdo. É se as organizações podem se dar ao luxo de operar sem ele.
Sobre o autor
Steven Gross, vice-presidente de soluções para clientes, Orientação Informática.
Steven é responsável por liderar iniciativas destinadas a maximizar a eficácia e a utilização de aplicativos de software program de Orientação por Computador nos ambientes dos clientes. Como vice-presidente de soluções para clientes, o foco de Steven é ajudar os clientes da Pc Steering a obter os mais altos níveis de ROI da solução de planejamento de recursos empresariais eCMS da Pc Steering, fornecendo revisão e análise especializada do uso do sistema, análise de lacunas e consultoria de melhores práticas.