Com a reinicialização coletiva de um novo ano – e depois da lentidão dos feriados – você pode estar pensando que é o momento perfeito para se comprometer novamente com a produtividade. Chega de divagações mentais, você pode declarar, chega de distrações. Mas antes de procurar a próxima melhor ferramenta para foco e otimização, considere que, durante gerações, as pessoas já eram bastante eficazes na realização de tarefas. “Há cento e cinquenta anos, se estivéssemos em fazendas, o sol se põe e pronto”, diz Alex Soojung-Kim Pangautor de Descanso: por que você faz mais quando trabalha menos“ou soou o apito da fábrica e você teve que largar as ferramentas e ir para casa ou, mais provavelmente, ir para o bar”.
Hoje em dia, em um mundo digitalmente conectado e sempre ativo, não há ponto ultimate para o seu dia, nem limite máximo para o que você pode realizar. O pressão para executar constantemente é agravado por uma indústria que lucra desde ferramentas de agendamento, bloqueadores de distração e diários e organizadores complexos.
Aqui está um segredo: não existe um “hack” ou segredo para a produtividade máxima, uma maneira de fazer tudo. Cada pessoa tem sistemas e abordagens únicas para realizar seu trabalho, portanto, o papel de um influenciador rotina matinal aprofundada (que também é… o trabalho deles) pode ser construtivo para eles, mas é uma droga para você. Em vez disso, dizem os especialistas, métodos testados e comprovados são mais eficazes do que qualquer coisa considerada uma nova solução revolucionária. “Os computadores não podem tornar o trabalho árduo menos difícil, não importa quão intrincados sejam seus sistemas”, Cal Newportprofessor da Universidade de Georgetown e autor de Produtividade lenta: a arte perdida da realização sem esgotamento, diz em um e-mail. “Algumas das pessoas mais produtivas que conheço usam as ferramentas mais básicas; por exemplo, um calendário e alguns arquivos de texto.”
Em vez de fornecer mais “hacks de produtividade”, aqui está um lembrete de como você já está realizando o suficiente – e algumas pequenas reformulações que não exigirão que você acorde às 5 da manhã.
Você não precisa de nada mais intenso do que uma lista de tarefas
Na moda organizacional sistemas ou rotinas têm a capacidade única de perder mais tempo do que economizam. “Qualquer sistema de produtividade que envolva mais trabalho para manter o sistema do que fazer o trabalho em si – tire-o”, diz Sahar Yousefneurocientista cognitivo e membro do corpo docente da Haas College of Enterprise da UC Berkeley. O único método antiquado e de baixa tecnologia com o qual a maioria das pessoas tem sucesso é a confiável lista de tarefas.
Mantenha uma lista mais longa de tudo o que você precisa fazer ao longo de algumas semanas e, a seguir, crie listas de tarefas diárias. A chave para uma lista de tarefas diárias funcional, diz Yousef, é priorizar até três “tarefas mais importantes” por dia e usar pequenos intervalos entre reuniões ou outras tarefas para eliminar algumas “tarefas menos importantes”. Escreva sua lista de tarefas diárias em um post-it, quadro branco ou outro native visível. Comece de novo a cada dia.
“A lista de tarefas está na parte de trás de um saco de vômito e está enfiada na minha bolsa agora mesmo.”
Não pense demais onde você guarda sua lista de tarefas. Para sua lista de longo prazo, Yousef está usando atualmente uma bolsa descartável para doentes de um voo recente. “A lista de tarefas está na parte de trás de um saco de vômito e está enfiada na minha bolsa agora”, diz ela. “Eu tiro essa coisa todos os dias e digo: ‘Okay, isso é o que preciso fazer hoje.’ E então isso é retirado e colocado em uma lista diferente para o meu dia e essa é a minha lista de prioridades.” Mantenha essa lista de longo prazo por alguns dias ou semanas e comece do zero quando estiver prestes a iniciar uma nova semana ou projeto.
Quanto ao cronograma de realização dessas tarefas, muitas pessoas gravitam naturalmente em torno dos prazos, diz Yousef. Quer seja auto-imposto ou devido à natureza do trabalho, o poder do prazo ajuda os trabalhadores a planearem e a manterem-se concentrados na tarefa. “Sabemos que é isso que realmente desencadeia uma grande quantidade de dopamina no cérebro humano, esse sentimento de urgência, esse prazo”, diz ela.
O melhor software program de produtividade de todos é o seu calendário
Se você deseja mapear sua lista de tarefas do dia, Newport sugere aproveitar seu calendário para agendar seu horário de trabalho e reuniões. Reserve um tempo no seu dia para trabalhar em projetos específicos e somente nesse projeto. “Trabalhe em uma coisa até chegar a um ponto de parada”, diz ele. “Então verifique seu e-mail/Slack. Em seguida, trabalhe em outra coisa até parar.”
“Se você trabalhar em muitas coisas ao mesmo tempo, criará um congestionamento cognitivo que tornará tudo mais lento.”
Agendar o seu dia pode ajudá-lo a evitar o fascínio da multitarefa. “Reconheça que se você trabalhar em muitas coisas ao mesmo tempo, criará um congestionamento cognitivo que tornará tudo mais lento”, continua Newport. “Parece paradoxal no início, mas trabalhar em menos coisas no momento significa que você realizará mais coisas ao longo do tempo.”
Mas não seja tão rígido com sua programação a ponto de interromper o tempo gasto em pensamentos e fluxos profundos, diz Yousef. Se você estiver focado e envolvido em uma tarefa, sinta-se à vontade para ir além do tempo estipulado e abraçar sua produtividade pure. “Você tem que se permitir a flexibilidade para aproveitar quando a energia chegar, quando o foco estiver presente, quando a oportunidade surgir”, diz ela.
Proteger seu tempo livre pode ajudar outras pessoas a proteger o deles também
Até agora, definição de limites profissionais tornou-se uma forma comum de evitar o aumento do trabalho fora do expediente e de recuperar o tempo livre. Em vez de encarar esta busca como uma questão particular person, Pang diz que deveríamos pensar em proteger coletivamente as horas fora do trabalho. Ignorar o e-mail enquanto estiver no parquinho com seus filhos beneficia não apenas você (que aproveita o tempo com seus filhos sem distrações), mas também a pessoa do outro lado, que também não se sentirá pressionada a responder imediatamente.
Todos colherão os frutos “se todos cooperarem e trabalharem juntos para criar tempo para outras pessoas, bem como para criar tempo para si mesmo”, diz Pang. “Não é só você ter que montar um cronograma que permita levar as crianças ao treino de futebol… só para você e sua família. Mas é um esforço que é apoiado pelos seus colegas e que é reforçado por horários, hábitos de trabalho e normas sociais no seu native de trabalho que o permitem.” Compreender que todos têm direito ao tempo livre permite-lhe respeitar o dos outros e o seu.
Não se esforce tanto para ser produtivo
Se há um truque de produtividade a ser levado com você, é parar de pensar totalmente em sua produção. O tempo gasto consumindo hacks de produtividade no TikTok pode fazer você se sentir pior em relação à sua produção pessoal do que inspirá-lo. “Isso cria a impressão de que você deve fazer essas coisas”, diz Yousef, “caso contrário, as coisas não serão feitas”. Na verdade, os métodos e sistemas que o levaram até aqui são provavelmente tudo o que você precisa.
“Esforços constantes para se otimizar são mais exaustivos do que recompensadores”, diz Pang. “Muitas vezes, se quisermos ter uma vida melhor, ser pessoas mais criativas, ser mais realizados no trabalho ou na vida pessoal, a solução mais sábia é não nos esforçarmos tanto para fazer essas coisas.”