O Microsoft Undertaking é uma ferramenta fashionable para gerentes de projeto e desenvolvedores que buscam manter seus projetos de software program no caminho certo e se manter organizados. Neste guia, fornecemos algumas dicas e truques que podem ajudar você a maximizar sua produtividade e experiência do usuário ao usar o fashionable software program de gerenciamento de projetos.
Principais dicas para o Microsoft Undertaking
Abaixo estão algumas das melhores dicas e truques para aproveitar ao máximo o Microsoft Undertaking:
Crie uma lista handbook de tarefas no MS Undertaking
Você deve ter uma lista detalhada de tarefas do projeto em mãos antes de usar o MS Undertaking para evitar uma confusão de agendamento causada por tarefas esquecidas que você deve inserir no meio de um projeto.
Embora possa ser difícil listar todas as tarefas que devem ser concluídas para um projeto, esta etapa essencial pode lhe poupar dores de cabeça mais tarde. Para facilitar, tente começar com uma lista de tarefas de nível mais alto e dividi-las em subtarefas menores. Quando estiver pronto, você pode inserir as tarefas no Microsoft Undertaking e deixá-lo concluir os cálculos de agendamento para você.
Ao fazer sua lista de tarefas, concentre-se na estrutura geral delas e em como elas se relacionam. Evite se preocupar com suas datas ou durações, pois o MS Undertaking pode fazer esses cálculos automaticamente, desde que os relacionamentos das tarefas sejam definidos corretamente. Na verdade, muitos sugerem não inserir nenhuma knowledge ou duração de tarefa no Microsoft Undertaking ao começar, pois isso só pode complicar as coisas.
Crie uma estrutura analítica do trabalho para cronogramas de projetos
Os gerentes de projeto podem simplificar a tarefa tediosa de elaborar um cronograma de projeto criando primeiro um estrutura analítica do trabalho (WBS). Fazer isso pode ajudar você a dividir o trabalho complexo em tarefas gerenciáveis e estimar com mais precisão quanto tempo levará para concluir essas tarefas. O WBS também pode ajudar os gerentes de projeto a definir dependências de tarefas e determinar quais funções são necessárias para concluir cada tarefa.
Para criar uma estrutura analítica do projeto no Microsoft Undertaking, faça o seguinte:
- Navegar para Serviço de Projeto.
- Selecione o Projetos opção.
- Clique no projeto desejado.
- Navegue até a barra que fica na parte superior da tela.
- Clique no seta para baixo ao lado do nome do projeto.
- Clique em Estrutura Analítica do Trabalho ou EAP.
- Clique Adicionar tarefa.
- Adicione a tarefa preenchendo todos os campos necessários.
- Clique Salvar.
- Proceed adicionando tarefas até que você EAP está terminado.
Ao criar seu WBS, você pode recuar e recuar tarefas para movê-las umas para baixo das outras ou para um nível diferente para criar uma hierarquia desejada.
Alternar para tarefas agendadas automaticamente no Microsoft Undertaking
Os usuários podem evitar potenciais problemas de agendamento no Microsoft Undertaking fazendo um pequeno ajuste nas configurações. Como o software program PM agenda tarefas manualmente por padrão (você outline o knowledge de início/término e duração) e não calcula as datas das tarefas automaticamente quando uma alteração é feita em um predecessor, você precisará fazer a troca por conta própria.
Pode haver ocasiões em que você queira que as tarefas sejam agendadas manualmente, mas se você estiver começando com o Microsoft Undertaking, sua melhor aposta é garantir que as novas tarefas sejam agendadas automaticamente para evitar conflitos no futuro. Ao fazer isso, você pode aproveitar o poder do software program para agendar tarefas com base em calendários, restrições, dependências e assim por diante.
Para evitar problemas de Agendado manualmente modo de tarefa padrão no MS Undertaking, faça o seguinte para alterar todas as novas tarefas para Agendado automaticamente:
- Vá para o Tarefa aba.
- Navegue até o Grupo de agendamento e clique em Modo de Tarefa.
- Clique em Agendamento automático.
Ler: Software program de gerenciamento de projetos para desenvolvedores
Defina uma linha de base para seus projetos
A maioria dos projetos não sai exatamente como planejado. É por isso que os gerentes de projeto precisam de um linha de basepois isso lhes dá algo para comparar o progresso ou o estado actual de um projeto. Você pode configurar até 11 linhas de base no Microsoft Undertaking para ver se está indo na direção certa. O software program oferece a opção de definir linhas de base para tarefas específicas ou projetos inteiros.
Depois que as tarefas e datas do seu projeto estiverem definidas, faça o seguinte para definir uma linha de base:
- Navegue até o Projeto aba.
- Vá para o Agendar grupo.
- Clique em Definir linha de base.
- Clique em Definir linha de base novamente no menu suspenso.
- Uma vez que o Definir linha de base aparecer, você pode selecionar sua linha de base.
Ao definir sua linha de base, certifique-se de que seu Início da linha de base e Acabamento de linha de base colunas foram adicionadas. A partir daí:
- Clique com o botão direito no seu gráfico.
- Selecione Mostrar/Ocultar Estilos de Barra.
- Selecione Linha de base.
- Selecione a linha de base que você acabou de definir.
Barras cinzas que representam sua linha de base devem aparecer e podem ser usadas para visualizar quaisquer desvios.
Escolha a vista certa para as necessidades do seu projeto
O Microsoft Undertaking coloca várias visualizações à disposição dos gerentes de projeto para que eles possam obter insights instantâneos sobre o progresso de sua equipe de desenvolvimento de software program e fazer os ajustes necessários rapidamente para otimizar os fluxos de trabalho. Como essas visualizações oferecem diferentes insights e atendem a necessidades variadas, você terá que ter certeza de escolher as corretas para eficiência preferrred.
Aqui está uma análise do que algumas das visualizações do Microsoft Undertaking têm a oferecer, o que deve torná-las mais fáceis de analisar, incluindo Visualização de calendário, Visualização da linha do tempo, Visualização do Diagrama de Redee Visualização do gráfico de Gantt.
Exibição de calendário no MS Undertaking
Projetos da Microsoft Visualização de calendário divide um projeto em seções de acordo com as datas. Use-o para ver o que precisa ser concluído e quando.
Visualização da linha do tempo no Microsoft Undertaking
Fiel ao seu nome, o Microsoft Undertaking Visualização da linha do tempo organiza as tarefas em uma linha do tempo para que os gerentes de projeto possam ver onde um projeto está e identificar quaisquer conflitos de agendamento. Visualização da linha do tempo permite que você insira notas e marcos em tarefas individuais, e você pode editá-los manualmente por meio de arrastar e soltar, adicionar cores e assim por diante.
Visualização do Diagrama de Rede
Se você preferir analisar os dados graficamente, use o Visualização do Diagrama de Rede. Ele oferece uma representação gráfica de projetos e dependências de tarefas, permitindo que você veja pontos potenciais onde as mudanças podem ser críticas. O Visualização do Diagrama de Rede usa caixas ou nós para representar tarefas. Cada um é conectado por um arco ou linha para mostrar como uma tarefa deve ser concluída antes que outra possa começar. Se você precisa ver dependências de tarefas e caminhos críticos para poder alocar recursos adequadamente para cumprir prazos, o Visualização do Diagrama de Rede é preferrred para você.
Visualização do gráfico de Gantt no MS Undertaking
O Visualização do gráfico de Gantt no Microsoft Undertaking fornece uma visão geral rápida do projeto. Ele divide as tarefas em fases específicas e as coloca em uma linha do tempo com datas de início e término. Os gerentes de projeto responsáveis por projetos complexos podem usar o Visualização do gráfico de Gantt para rastrear projetos, identificar possíveis atrasos e ajustar rapidamente os recursos alocados. Para obter mais insights sobre o progresso do seu projeto, o Microsoft Undertaking permite que você filtre os dados do gráfico de Gantt por recurso, standing, duração, and so on. E você pode personalizar seu gráfico de Gantt por meio de codificação de cores para facilitar a diferenciação entre diferentes tarefas.
Estou usando todos os recursos do Microsoft Undertaking?
Gerentes de projeto, líderes de desenvolvimento e programadores podem se beneficiar do Microsoft Undertaking usando seus recursos mais populares, que incluem:
- Gráficos de Gantt
- Listas de tarefas
- Linhas do tempo
- Atribuição de tarefa
- Acompanhamento do progresso do projeto
- Gestão de orçamento
- Análise de carga de trabalho
Você também pode usar o software program PM para colaborar com colegas e stakeholders, permitindo que eles visualizem atualizações de standing do projeto, forneçam suggestions, acessem documentos e relatórios e muito mais. Para garantir que você esteja usando a lista completa de recursos do Microsoft Undertaking, recomendamos que você confira nosso Análise do Microsoft Undertaking.
Considerações finais sobre dicas e truques para o Microsoft Undertaking
Neste guia do Microsoft Undertaking, aprendemos algumas dicas e truques para ajudar os gerentes de projeto a gerenciar com mais eficiência suas equipes de desenvolvimento de software program e programadores. Essas dicas incluíam escolher a visualização correta, como definir linhas de base para projetos, como alternar para tarefas programadas automaticamente, o que é uma estrutura de detalhamento de trabalho e quais são as etapas para criar um WBS e, finalmente, por que é importante criar uma lista de tarefas anterior para configurar seu novo projeto.
Procurando uma ferramenta de gerenciamento de projetos alternativa ao Microsoft Undertaking? Confira nosso resumo de Alternativas ao Microsoft Undertaking para mais opções.